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P154 卷烟企业基于RFID的备件信息化管理系统建设

来源:2017年第10期(总第210期) 作者:陕西中烟工业有限责任公司延安卷烟厂 浏览:

摘要:为提高备件库工作效率,解决备件难寻找、难统计、购买难决策等问题,实现网上快速办理备件计划、备件入库及领用等业务功能,延安卷烟厂将射频识别技术(RFID)应用于备件库的货位管理,建立了基于RFID技术的备件管理信息化系统,将RFID技术、无线通讯技术、计算机信息管理技术相结合,通过对备件计划、入库、出库、寄售、盘点及报废业务的信息化管理,规范了业务操作流程,实现了备件流、工作流、信息流的有效融合,使备件管理更加合理高效。
 
关键词:烟草行业、RFID、备件管理、信息化系统、实时库存
 
         备件管理是卷烟工业企业管理重要的组成部分,科学合理地储备备件,及时为设备维修提供优质备件,是保障设备正常运行的重要基础。然而,烟草工业企业往往对零备件库存管理都不够重视,备件库仍通过纸质单据处理业务、人工进行系统录入和输出报表的方式对备件进行管理,数据信息严重滞后且不能共享,备件管理人员、采购人员及生产部门技术人员对整个备件库存情况不了解,缺乏各项决策依据。在保证生产的前提下,如何降低备件库存、优化库存结构、提高库房作业效率是备件管理的目标。为此,陕西中烟工业有限责任公司延安卷烟厂建立了以射频识别技术(RFID)为基础的备件信息化管理系统,以解决备件管理存在的问题,达到备件管理的目标。
 
一、备件管理存在的问题
         卷烟工业企业中多数设备为专卖设备,专用件、进口件比重较大,备件采购价格高、采购周期长,一般规模卷烟厂的备件储备有万余种,规模较大卷烟厂的备件则会有数万种,库存报表往往是原始的库存量报表,备件库管理中通常存在很多问题。
 
1. 备件管理信息化建设不完善
        烟草工业企业备件管理信息化建设推广执行力度不足,未能全面做到备品备件管理板块的信息资源共享,导致备件申购盲目进行。
 
2.备件位置信息记录不完备
        通常,货架按用途进行规划分区,通过手工或电子台账,结合货位卡的方式,由保管员确定备件的存放位置,在出入库作业时,需要保管员在区域内根据记忆进行查找,不仅作业效率低,而且经常发生找不到备件或找错备件的情况,直接影响到设备故障维修及生产运行。
 
3.备件信息交流不顺畅
        备件运行流程为:生产部门技术人员申报,生产部门及备件管理部门审批,采购员采购入库,备件到货存储,使用部门出库使用。备件库通过纸质单据完成业务后录入计算机进行统计,定期下发库存报表,但时间上存在滞后,导致“离线”数据信息不能反映真实库存。生产部门与备件库房管理部门又缺乏信息交流,所以生产部门无法及时掌握库存等相关数据信息,“离线”数据难以为备件计划提供决策依据。
 
4.缺乏决策分析的数据和手段
        备件需求与设备的运行状况及生产任务安排有关,但由于缺乏与生产部门、采购部门信息交流,导致备件管理部门缺乏决策分析的所需数据,同时备件管理部门也缺乏决策分析的工具及手段,因此无法采取相应的管理措施,不能做出科学的决策,容易造成易损件储备不足、通用件储备过多及库存结构不合理等问题。管理工具及手段的落后,不仅给设备及备件管理部门增加了繁重的工作量,同时也导致了生产成本增加。
 
二、备件信息化管理系统构成
         备件管理信息化系统硬件由服务器、客户端计算机、RFID标签打印机、RFID手持机、单据打印机、RFID电子标签及无线网络等组成;软件由备件管理系统软件、手持机应用软件、标签打印机应用软件等组成。
 
        备件管理系统是备件库房、生产车间及管理部门实现有关备件管理业务的信息化服务平台,用户对象包括备件库房的计划检验员、保管员和核算员,生产车间的领料员、技术员、计划员和车间主管。备件管理信息化系统结构如图1所示。
 
三、备件管理系统功能模块及流程
         备件信息化管理系统包括计划管理、入库管理、出库管理、寄售管理、盘点管理、报废管理等功能模块,备件管理业务范围全覆盖。系统利用RIFD技术实现信息自动获取,并进行业务提示,提供相应的决策参考信息,处理完结后推送至下一业务操作人,业务办理完结后输出业务单据,自动更新相应的台账,自动生成各类分析统计报表。
 
1. 计划管理
        采购计划的生成方式根据制定计划的不同信息来源分为两类:一种是通过车间技术员、计划员、设备主任生成“需求计划单”;另外一种通过系统库存预警生成“需求计划单”,计划检验员将“需求计划单”进行汇总,生成“采购计划单”,并编辑修改后提交至主管审批,审批通过后完成采购计划的制定。
 
2.入库管理
        入库业务主要由回货登记和入库管理两部分组成,入库的种类分为:采购入库、返厂入库、出库退回入库、盘盈入库、冲抵入库、调拨入库、其它入库等。
 
(1)采购员根据到货情况新建“采购回货登记单”并提交至本系统,在计划检验员的待办事项中显示未处理的“采购回货登记单”任务;计划检验员验货并签字确认后提交至本系统,本系统根据检验结果分发单据,检验合格则分发至保管员并在待办事项中显示未处理的“采购回货登记单”任务(不合格则驳回至采购员并在待办事项中显示被驳回的“采购回货登记单”);保管员汇总“采购回货登记单”信息,生成“入库单”,确认货物入库。系统自动生成报表,入库流程结束。
 
(2)领料员新建“退库回货登记单”或采购员新建“返厂回货登记单”并提交至本系统,在保管员待办事项中显示未处理的“退货回货登记单”或“返厂回货登记单”任务;保管员汇总“退库回货登记单”或“返厂回货登记单”信息,生成“入库单”,确认货物入库。系统自动生成报表,入库流程结束。
 
(3)如果入库方式为盘盈入库或冲抵入库,核算员新建“入库单”并确认入库,系统自动生成报表,入库业务流程结束。
 
(4)如果入库类型为调拨入库或其他入库,保管员录入或汇总调拨单,或其他单据生成“入库单”,确认货物入库,系统自动生成报表,入库流程结束。     
                        
3.出库管理
出库的种类分为:领料出库、返厂出库、调拨出库、其它出库、盘亏出库。
(1)领料员新建“领料单”并提交至本系统,在设备主任的待办事项中显示未处理的“领料单”任务;设备主任审批后提交至本系统,本系统根据检验结果分发单据,审批同意则分发至保管员(车间主管或生产设备科主管)并在待办事项中显示未处理的“领料单”(不同意则驳回至领料员并在待办事项中显示被驳回的“领料单”);保管员关联“领料单”信息,生成“出库单”,确认货物出库,系统自动生成报表,出库流程结束。
 
(2)如果出库类型为返厂出库、调拨出库、其它出库时,保管员新建“出库单”并确认出库,系统自动生成报表,出库流程结束。
 
(3)如果出库类型为盘亏出库时,核算员新建“出库单”并确认出库,系统自动生成报表,出库流程结束。
 
4.寄售管理
   货物到货后,计划检验员新建“寄售登记单”并提交至本系统,在保管员的待办事项中显示未处理的“寄售登记单”任务;保管员确认寄售货物入库,寄售登记流程结束。当寄售货物出库时,系统自动生成“入库单”并分发至保管员,由保管员提交会签该单据,系统自动生成报表,寄售货物出入库流程结束。
 
5.盘库管理
   盘点业务采用“盲盘”+“两步”盘点方式,包括一步盘点和二步盘点。盘点类型分为:部分盘点、全部盘点。
   保管员根据盘点制度制订“库房盘点计划单”,保管员下载盘点计划单,并对货物进行一步盘点,根据盘点差异系统自动生成“库位差异单”,做为保管员二步盘点的计划单,保管员对差异库位货物调整后进行二步盘点。二步盘点结束后,系统生成“盘点盈亏单”,保管员提交至本系统,在核算员待办事项中显示未处理的“盘点盈亏单”,盘点流程结束。
 
6.报废管理
   保管员根据报废货物情况填写“报废登记单”,PDA(手持机)确认报废货物并提交该单据至本系统,在保管员的待办事项中显示未处理的“报废登记单”任务;保管员关联“报废登记单”信息,生成“报废申请单”并提交至本系统,在生产设备科主管的待办事项中显示未审批的“报废申请单”任务;生产设备科主管对“报废申请单”进行审批并提交至本系统,系统根据审批结果分发单据,同意则分发至核算员并在待办事项中显示未处理的“报废申请单”任务(不同意驳回至保管员并在待办事项中显示被驳回的“报废申请单”);核算员关联“报废申请单”信息,生成“报废单”,系统自动生成报表,报废流程结束。
 
四、应用效果
   备件管理信息化系统经过一年时间的运行,延安卷烟厂备件库内作业形成“PDA下载作业任务—操作货物—业务确认”的作业规范,不再依赖于保管员的经验,工作效率大幅度提高,各项业务办理时间缩短50%,备件库工作效率提高36%,库内找货、区域外存放、错放等现象消失;备件管理信息化系统提供饼状图、折线图和各种报表,可直观反映实时库存、库存结构及库存变化;备件消耗等数据指标实现备件动态统计和分类统计,为备件库管理部门及生产部门提供了决策依据,通过优化库存结构,使库存结构更趋合理。
 
作者单位为陕西中烟工业有限责任公司延安卷烟厂



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